Datenschutz-Transparenzschreiben

Datenschutzhinweise für unsere Mieter

Unser Umgang mit Ihren Daten und Ihre Rechte | Informationen nach Art. 13, 14 und 21 der Datenschutz-Grundverordnung (DS-GVO)

Mit diesen Datenschutzhinweisen informieren wir Sie, gemäß der ab dem 25. Mai 2018 geltenden EU-Datenschutz-Grundverordnung (DS-GVO) über die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten durch uns sowie über die Ihnen zustehenden Rechte. Diese Hinweise werden soweit erforderlich aktualisiert und unter www.luewo.de/Datenschutz-Transparenzschreiben veröffentlicht.

1. Wer ist für die Datenverarbeitung verantwortlich und an wen kann ich mich wenden?

Die Verantwortliche Stelle der Datenerhebung

Lüdenscheider Wohnstätten AG
Liebigstr. 15
58511 Lüdenscheid
E-Mail: mail@luewo.de
Telefon: 02351-189555

Unser Datenschutzbeauftragter

Dipl. Inform. Olaf Tenti
GDI Gesellschaft für Datenschutz und Informationssicherheit mbH
Fleyer Straße 61 in 58097 Hagen (NRW)
E-Mail: datenschutz@gdi-mbh.eu
Telefon +49 (0) 2331 356 832 0

2. Welche Quellen und Daten nutzen wir?

Wir verarbeiten Daten, die wir aus dem Mietverhältnis erhalten. Die Daten erhalten wir direkt von Ihnen, z. B. im Rahmen des Vertragsschlusses im laufenden Geschäftsverhältnis oder von unseren Dienstleistern zur Nebenkostenabrechnung bzw. zur Abrechnung gegenüber den Handwerkern, zur Überprüfung der Mietfähigkeit (Bonitätsabfrage bei Anbahnung des Mietverhältnisses)
Konkret verarbeiten wir folgende Daten unserer Mieter:
Stammdaten aus den Vertragsunterlagen:

  • Name, Vorname
  • Geburtsdatum
  • Anschrift
  • Kontaktdaten
  • Bankverbindung
  • Nationalität

Daten im Zusammenhang mit der Durchführung des Mietvertrages:

  • Vertragsanfang und Vertragsbedingungen
  • Zahlungsvereinbarungen
  • Objektnummer
  • Nebenkostenabrechnungen
  • Handwerkerbestellungen
  • Beteiligte Personen und entsprechende Informationen
  • Zustand der Wohnung (Übergabeprotokoll)

Daten im Zusammenhang mit dem Mietobjekt:

  • Größe der Wohnung
  • Anzahl und Art der Zimmer
  • Ausstattung der Wohnung
  • Lage der Wohnung
  • Finanzierungsart
  • Art und Ablaufdatum öffentlicher Bindungen

3. Wofür verarbeiten wir Ihre Daten (Zweck der Verarbeitung) und auf welcher Rechtsgrundlage?

Zweck der Datenverarbeitungen der oben genannten Daten ist die Vermittlung und Verwaltung von Wohnraum, Anbahnung von Mietverträgen, Erfüllung von Mietverträgen, Erfüllung steuer- und gesellschaftsrechtlicher Verpflichtungen, Erfüllung weitreichender Pflichten und Verantwortungen, die aus einem Mietverhältnis resultieren.
Im Nachfolgenden informieren wir Sie darüber, wofür und auf welcher Rechtsgrundlage wir Ihre Daten verarbeiten.

3.1. Zur Erfüllung von vertraglichen Pflichten (Art. 6 Abs. 1 Buchst. b DS-GVO) bzw. vorvertraglichen Maßnahmen auf Anfrage des Betroffenen

Wir verarbeiten Ihre Daten zur Durchführung des Mietvertrages und der daraus resultierenden Verpflichtungen, d. h. insbesondere zur Abrechnung der von Ihnen beanspruchten Leistungen. Die Zwecke der Datenverarbeitung richten sich im Einzelnen nach dem konkreten Gegenstand. Das sind folgende Verarbeitungsvorgänge:

  • Durchführung des Mietverhältnisses
  • Mietenbuchhaltung / Kautionsbuchhaltung
  • Archivierung von Unterlagen nach gesetzlichen Bestimmungen
  • Betriebskostenabrechnung (Hausbewirtschaftung / NK-Abrechnung) nach § 556 Abs.2 Satz 1 BGB
  • Hausbewirtschaftung-Instandhaltung
  • Beschwerdemanagement
  • Bonitätsprüfung mit Einwilligung bei Vertragsanbahnung
  • Handwerker-Bestellungen und Services

3.2. Im Rahmen der Interessenabwägung (Art. 6 Abs. 1 Buchst. f DS-GVO)

Wir können Ihre Daten außerdem auf Basis einer Interessenabwägung zur Wahrung der berechtigten Interessen von uns oder von Dritten verwenden. Dies erfolgt zu folgenden Zwecken:

  • Allgemeine Geschäftssteuerung und Weiterentwicklung unserer Dienstleistungen
  • Geltendmachung rechtlicher Ansprüche und Verteidigung bei rechtlichen Streitigkeiten
  • Verhinderung und Aufklärung von Straftaten
  • Gewährleistung der IT-Sicherheit und des IT-Betriebs

Unser Interesse an der jeweiligen Verarbeitung ergibt sich aus den jeweiligen Zwecken und ist im Übrigen wirtschaftlicher Natur (effiziente Aufgabenerfüllung, Vertrieb, Vermeidung von Rechtsrisiken). Soweit es der konkrete Zweck gestattet, verarbeiten wir Ihre Daten pseudonymisiert oder anonymisiert.
Das sind folgende Verarbeitungsvorgänge:

  • IT-Betrieb
  • Prozessoptimierung und Qualitätsmanagement
  • Beschwerdemanagement
  • Geeignete Betreuung im Laufe des Mietverhältnisses

3.3. Aufgrund Ihrer Einwilligung (Art. 6 Abs. 1 Buchst. a DS-GVO)

Soweit Sie uns eine Einwilligung zur Verarbeitung von personenbezogenen Daten erteilt haben, ist die jeweilige Einwilligung Rechtsgrundlage für die dort genannte Verarbeitung. Dies betrifft insbesondere Ihre etwaige Einwilligung zur Veröffentlichung von Mitarbeiterfotos zur Vorstellung Ihrer Person oder zu Illustrationszwecken. Zudem haben Sie ggf. der werblichen Ansprache per E-Mail oder Telefon zugestimmt.
Sie können Einwilligungen jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen. Dies gilt auch für Einwilligungserklärungen, die Sie uns gegenüber vor der Geltung der DS-GVO, also vor dem 25. Mai 2018, erteilt haben. Der Widerruf wirkt nur für zukünftige Verarbeitungen. Das sind folgende Verarbeitungsvorgänge:

  • Bonitätsauskunft bei der Schufa Holding AG / Creditreform Boniversum GmbH

3.4. Aufgrund gesetzlicher Vorgaben (Art. 6 Abs. 1 Buchst. c DS-GVO)

Wir unterliegen verschiedenen rechtlichen Verpflichtungen, das heißt gesetzlichen Anforderungen (z. B. Handelsgesetzbuch, Steuergesetze). Das sind folgende Verarbeitungsvorgänge:

  • Mieterakte
  • Mietenbuchhaltung
  • Archivierung
  • Instandhaltung
  • Betriebskostenabrechnung
  • Heizkostenabrechnung

4. Wer bekommt meine Daten?

Eine Weitergabe Ihrer Daten erfolgt nur, soweit eine Rechtsgrundlage dies gestattet oder Sie in die Weitergabe der Daten eingewilligt haben. Innerhalb unseres Hauses erhalten diejenigen Stellen Ihre Daten, die diese zur Erfüllung unserer vertraglichen und gesetzlichen Pflichten oder zur Erfüllung ihrer jeweiligen Aufgaben benötigen. Darüber hinaus können folgende Stellen Ihre Daten erhalten:

  • von uns eingesetzte Auftragsverarbeiter (Art. 28 DS-GVO) insbesondere im Bereich IT-Dienstleistungen, die Ihre Daten weisungsgebunden für uns verarbeiten
    • BTS Software GmbH & Co.KG
    • Innotec Abfallmanagement GmbH
    • Deutsche Kreditbank AG

Mit Ihrem Auftrag können wir Ihren Namen, Ihre Adresse und Kontakt-möglichkeit an einen unserer Handwerker weitergeben, um etwaige Mängel zu beseitigen und Reparaturen vorzunehmen. Ggf. geben wir auch mit Ihrer Einwilligung zur erleichterten Terminkoordination Ihre telefonischen Kontaktdaten an den Handwerkerbetrieb weiter.

  • Firma zur Erstellung der Heizkostenabrechnung
    • Techem Energy Services GmbH, Hauptstr. 89, 65760 Eschborn
    • Minol Messtechnik W.Lehmann GmbH & Co. KG, Nikolaus-Otto-Str. 25, 70771 Leinfelden-Echterdingen
    • Ista Deutschland GmbH, Luxemburger Str. 1, 45131 Essen
    • Skibatron Mess-und Abrechnungssysteme GmbH, Bergmannsglückstr. 35, 45896 Gelsenkirchen
  • SCHUFA, CREDITREFORM zum Zweck der Bonitätsauskunft bei Einwilligung
  • öffentliche Stellen und Institutionen (z. B. Finanzbehörden) bei Vorliegen einer gesetzlichen oder behördlichen Verpflichtung

5. Wie lange werden meine Daten gespeichert?

Soweit erforderlich, verarbeiten wir Ihre personenbezogenen Daten für die Dauer unseres Beschäftigungsverhältnisses bzw. Kundenverhältnisses, was auch die Abwicklung eines Vertrags umfasst. Darüber hinaus unterliegen wir verschiedenen Aufbewahrungs- und Dokumentationspflichten, die sich unter anderem aus dem Handelsgesetzbuch (HGB) und der Abgabenordnung (AO) ergeben. Die dort vorgegebenen Fristen zur Aufbewahrung bzw. Dokumentation betragen zwei bis zehn Jahre.
Schließlich beurteilt sich die Speicherdauer auch nach den gesetzlichen Verjährungsfristen, die zum Beispiel nach den §§ 195 ff. des Bürgerlichen Gesetzbuches (BGB) in der Regel drei Jahre, in gewissen Fällen aber auch bis zu dreißig Jahre betragen können.

  • Datenkategorie Aufbewahrungsfrist
    • Stammdaten – 10 Jahre nach Beendigung der Kundenbeziehung
    • Vertragsdaten – 10 Jahre nach Beendigung der Kundenbeziehung
    • Mieterakte – 10 Jahre nach Beendigung der Kundenbeziehung
    • Abrechnungsdaten – 10 Jahre nach Beendigung der Kundenbeziehung
    • Inkassobelege – 10 Jahre nach Beendigung der Kundenbeziehung
    • Heiz- und Betriebskostenabrechnung des Eigenbestandes – 10 Jahre nach Beendigung der Kundenbeziehung
    • Bonitätsauskunft – 10 Jahre nach Beendigung der Kundenbeziehung
    • Unterlagen Rechtsstreitigkeiten – 10 Jahre nach Beendigung der Kundenbeziehung

6. Werden Daten in ein Drittland oder an eine internationale Organisation übermittelt?

Wir übermitteln Ihre Daten in Staaten außerhalb des Europäischen Wirtschaftsraums – EWR (Drittländer) nur, soweit dies zur Ausführung des Vertragsverhältnisses mit Ihnen erforderlich oder gesetzlich vorgeschrieben ist oder Sie uns Ihre Einwilligung erteilt haben. Zurzeit erfolgt keine solche Übermittlung.

7. Welche weiteren Datenschutzrechte habe ich?

Sie haben unter den jeweiligen gesetzlichen Voraussetzungen das Recht

  • auf Auskunft (Art. 15 DS-GVO, § 34 Bundesdatenschutzgesetz (BDSG),
  • auf Berichtigung (Art. 16 DS-GVO),
  • auf Löschung (Art. 17 DS-GVO, § 35 BDSG),
  • auf Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18 DS-GVO) sowie
  • auf Datenübertragbarkeit (Art. 20 DS-GVO):

Möchten Sie Ihre Daten zu einem anderen Wohnungsunternehmen übertragen, werden wir Sie Ihnen zu diesem Zweck in elektronischer Form zur Verfügung stellen (Art. 20 DS-GVO). Außerdem haben Sie ein Beschwerderecht bei einer Datenschutzaufsichtsbehörde (Art. 77 DS-GVO, § 19 BDSG).

Die für uns zuständige Landesbehörde ist die:

Landesbeauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit Nordrhein-Westfalen
Kavalleriestr. 2-4
40213 Düsseldorf
Telefon: 0211/38424-0
Fax: 0211/38424-10
E-Mail: poststelle@ldi.nrw.de

8. Besteht für mich eine Pflicht zur Bereitstellung von Daten?

Im Rahmen unseres Vertragsverhältnisses müssen Sie nur diejenigen personenbezogenen Daten bereitstellen, die für die Begründung, Durchführung und Beendigung des Vertragsverhältnisses erforderlich sind oder zu deren Erhebung wir gesetzlich verpflichtet sind.

9. Inwieweit gibt es eine automatisierte Entscheidungsfindung im Einzelfall?

Zur Begründung und Durchführung der Geschäftsbeziehung nutzen wir grundsätzlich keine automatisierte Entscheidungsfindung gemäß Art. 22 DS-GVO. Sollten wir diese Verfahren in Einzelfällen einsetzen, werden wir Sie hierüber gesondert informieren, sofern dies gesetzlich vorgegeben ist.

10. Inwieweit werden meine Daten für die Profilbildung genutzt?

Es werden keine Daten von Ihnen zur Profilbildung genutzt.

11. Welche Widerspruchsrechte habe ich? (Art. 21 DS-GVO): Einzelfallbezogenes Widerspruchsrecht

Sie haben das Recht, aus Gründen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben, jederzeit gegen die Verarbeitung Sie betreffender personenbezogener Daten, die aufgrund von Artikel 6 Absatz 1 Buchstabe f DS-GVO (Datenverarbeitung auf der Grundlage einer Interessenabwägung) erfolgt, Widerspruch einzulegen. Dies gilt auch für ein auf diese Bestimmung gestütztes Profiling im Sinne von Art. 4 Nr. 4 DS-GVO, das z. B. zur Kundenberatung und -betreuung und zu Vertriebszwecken erfolgen kann.
Legen Sie Widerspruch ein, werden wir Ihre personenbezogenen Daten nicht mehr verarbeiten, es sei denn, wir können zwingende schutzwürdige Gründe für die Verarbeitung nachweisen, die Ihre Interessen, Rechte und Freiheiten überwiegen, oder die Verarbeitung dient der Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen.

Wenn Sie uns zum Zweck der Wohnungssuche Daten überlassen haben, können Sie der Verarbeitung Ihrer Daten jederzeit widersprechen (Art. 21 DS-GVO). In diesem Fall werden wir Ihre Daten erst sperren und nach einer Überprüfung löschen.